Quants menys papers tinguem en el despatx, més ens facilitarà
la seva gestió. Hem aconseguir treballar sense papers.
A l’igual que passa també amb la documentació en paper, els
arxius informàtics s’han de guardar de manera que es pugui localitzar la
informació quan es busca. Per això, una solució és organitzar-la en carpetes
informàtiques.
Els programes informàtics actuals permeten organitzar dins
d’una mateixa carpeta informació en word, excel, vídeos, fotos, pdf, ..
L’eina existeix i és eficient però prèviament a començar a
obrir carpetes hem de saber l’estructura que volem. La classificació de
carpetes pot ser:
-
Per any: Obrim una carpeta per a cada any i
subcarpetes en funció del tema. Comporta que hem de recordar de quin any era
cada document. En cas d’existir varies versions d’un document, cal recordar
quina és l’ultima.
-
Per temes: Obriríem una de comptabilitat, una
d’escriptures, .. Permet tenir tots els documents d’un mateix concepte a la
vista.
-
Mixt per temes i dins dels temes, per anys: Tot
i que es pot guardar una data associada a un document, aquesta opció és molt
útil quan es repeteixen lots de documents cada any. Per exemple, els balanços i
comptes de resultats, les declaracions de renda, etc.
Recomanacions per l’arxiu:
-
El nom de la carpeta i subcarpeta ha de permetre
identificar la informació que es guarda..
-
Si s’han d’arxivar documents molt grans, es
poden comprimir en un format , un “ZIP”.
-
Si s’han de guardar necessàriament varies
versions d’un mateix document les anomenarem indicant v1, v2, v3,..
-
No arxivar les fotografies per la data en que es
van fer: Es millor assignar una paraula d’atribut, l’any, mes i un numero
consecutiu. Per exemple “Festival 2014-maig-Ricard1”. Es millor guardar totes
les fotos en “imatges” i també en carpetes.
-
No repetir els mateixos noms de subcarpetes dins
de cada carpeta. Si és més útil repetir el nom de cada subcarpeta, afegir, per
exemple, els dos últims dígits de l’any: “Memoria14”.
-
Si els excels estan interrelacionats, es
recomana treballar amb un llibre d’excel en lloc de diversos fitxers d’excel.
-
Fer còpies de seguretat sistemàticament (guardar
la còpia en el disc dur o en un USB).
-
Imprimir únicament els informes de situació
econòmica, declaració de renda i altre informació que no existeix prèviament en
paper i de la que necessitem una prova documental,
