L’objectiu de l’arxiu de papers és aconseguir trobar
ràpidament un document el dia que es necessita.
En la majoria de cases, l’activitat del dia a dia ens
impedeix trobar el moment per a poder arxivar i això comporta molts maldecaps
com ara:
- Perdre documents.- Haver de revisar tota una pila de paper per tal de trobar el que necessitem.
- Els papers es poden mullar o embrutar.
- Algú altre pot llegir el que ni ha de saber que existeix.
- S’ocupa superfície de la taula que necessitem per treballar,...
Per tant, encara que sembli obvi, el secret està en arxivar
quan abans millor.
Prèviament arxivar,
s’ha de decidir com classificarem la documentació. Es pot fer per temes (tots
els subministraments d’aigua, llum i gas en una carpeta), o si tenim més d’un
immoble, per immoble (els del poble A en un arxivador i els del poble B, en un
altre), o per emissor (un arxiu per a cada banc per arxivar els documents
bancaris).
Dins de cada arxiu també s’ha de mantenir un ordre. Per
exemple, per data de la factura, per tipus de servei,..
Un últim criteri d’arxiu, poc recomanat, és arxivar per
ordre de caiguda del document.
Una vegada decidit el criteri, comprarem i etiquetarem les
carpetes de l’arxiu. Les carpetes que tenen dues anelles son les més còmodes.
Els arxivadors s’han de mantenir a ¾ de capacitat. Una vegada arribin a aquest nivell, s’han de treure els documents més antics i arxivar-los en un altre lloc. Aquest segon lloc dependrà del tipus de document: Si són documents bancaris, s’han de guardar 5 anys, igual que les factures. Si una factura és l’evidència d’una garantia, s’ha de guardar el temps de la garantia i millor tenir una caixa per les garanties. Si és la documentació de la compra d’una vivenda sobre la que s’ha fet una desgravació fiscal, s’ha de guardar eternament ja que per Hisenda les deduccions per vivenda no caduquen.
Amb els documents antics que creieu que no consultareu més
podeu fer el següent: S’emboliquen en paper, es lliguen amb una corda ben
forta, se li afegeix una etiqueta que digui el que és i el període (per
exemple: Actes reunions de veïns del 2005 al 2008) i es guarda. El secret és
que al cap d’uns anys, quan reviseu aquest paquet, si verifiqueu que no l’heu
obert cap vegada, el tireu directament a les escombraries. Si l’obriu..... heu
begut oli!
